Apprendre à mieux communiquer en entreprise

Un papier, paru dans le journal économique français La Tribune donne, à l'adresse des cadres d'entreprises, une méthode permettant d'améliorer leur façon de communiquer dans leur entourage.

Jeanne Bordeau, qui dirige l'Institut de la qualité d'expression, énonce , en effet, que "En entreprise, le langage s'est appauvri au profit d'une langue technique, aseptisée et d'une écriture "Power Point" qui manque de chair. L'écriture relève du rationnel mais aussi du sensible".

Aussi, pour atteindre un tel objectif, convient-il de définir les bases de la méthode, résumées en cinq points que voici, selon l'auteur ci-après indiqué :

1°) Faire un autodiagnostic de votre style
En première étape, il faut analyser ses écrits. Pour cela, il faut lire à haute voix un de vos textes, comme une lettre, une note interne ; essayez d'énoncer, ensuite, oralement et de façon brève, les trois idées clés. En général, c'est plus difficile qu'il n'y paraît... Il faut donc travailler sur la concision. Demandez-vous quels sont les messages forts que vous voulez mettre en avant et les idées secondaires dont vous pouvez vous passer. Soyez également attentifs aux transitions et au cheminement logique de votre pensée. Trop souvent, les paragraphes d'un texte sont interchangeables, ce qui est mauvais signe.

2°) Mettre la forme au service du fond
Après avoir fait cette analyse, vous devez travailler sur la forme. Comptez le nombre de mots que vous employez dans une phrase. En 8 mots bien choisis, vous pouvez faire passer une idée bien mieux qu'en 30 mal organisés. Pour gagner en incision, pensez à changer de temps, le présent est trop fréquemment utilisé, à construire des phrases avec des subordonnées afin de transmettre une montée en puissance de l'idée et à porter une attention particulière aux mots que vous employez. En entreprise, les collaborateurs ont tendance à utiliser le même vocabulaire, et pour compenser cette faiblesse, à abuser de superlatifs et d'adverbes.

3°) S'adapter au lecteur
Vous atteindrez vos objectifs grâce à la justesse de votre style. Ainsi, vous devez savoir l'adapter au public visé. Si vous devez écrire une lettre délicate, comme une note de crise, un rapport à des syndicats, un courrier de litige, n'hésitez pas, dans ce cas, à user d'adverbes qui vont modérer vos discours. Lorsque vous devez manier la nuance, portez une attention particulière au style et à la clarté de votre discours.

4°) Développer un esprit de synthèse
Vous avez besoin d'exercer votre esprit de synthèse pour prendre des notes et faire des résumés efficaces. Ici, il n'est pas question de style. Il faut surtout savoir hiérarchiser les idées. Pour effectuer des prises de notes efficaces, il est impératif de développer sa capacité d'écoute. Cela vous permettra de mieux structurer votre pensée pour restituer les idées fortes du discours. En entreprise, les notes internes sont souvent mal faites car elles ne distinguent pas les idées évoquées des commentaires qualitatifs.

5°) Soigner l'écriture des mails
Le développement de l'informatique a contribué à appauvrir le langage. Les mails, par exemple, adoptent trop souvent un style oral, hachuré, proche du coupé-collé, sans contextualisation, ni civilité. Or, face aux nombreuses informations que nous recevons, un mail doit être particulièrement bien écrit pour retenir l'attention de son destinataire : ils doivent être rythmés, toniques et concis. Huit mails sur dix s'avèrent en plus inutiles : apprenez à les employer à bon escient.
Marie Perronnau